Organisationsuntersuchung der Stadtverwaltung

Bürgerfreundliche Öffnungszeiten und gute Strukturen

Im Rahmen einer Organisationsuntersuchung wurden die Organisationsstrukturen, die Arbeitsplätze, der Technikeinsatz und die Aufgabenverteilung innerhalb der Frankenberger Stadtverwaltung unter die Lupe genommen. Durchgeführt wurde die Organisationsuntersuchung von der Firma real-plan aus Essen, die solche Begutachtungen von Verwaltungsstrukturen bereits seit mehr als drei Jahrzehnten im ganzen Bundesgebiet durchführt und ein reichhaltiges Erfahrungsspektrum auf diesem Gebiet vorweisen kann.

„Hintergrund für die Durchführung der Organisationsuntersuchung war der Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom März 2013. Dabei sollten Optimierungspotenziale für die Verwaltungsarbeit aufgezeigt und die Aufbau- und Ablauforganisation der Stadtverwaltung begutachtet werden“, erläuterte Bürgermeister Rüdiger Heß. Die städtischen Mitarbeiter mussten dazu Arbeitsplatzbeschreibungen und Fallzahlenerhebungsbögen erstellen, es wurden Organisationsgespräche geführt und auch die Mandatsträger der Stadt wurden über den Ablauf des Sitzungsdienstes interviewt. Die wesentlichen Ergebnisse der Organisationsuntersuchung wurden in der vergangenen Woche den Verwaltungsbediensteten und den Mandatsträgern der Stadt vorgestellt. „Dabei stellte sich heraus, dass die Stadtverwaltung derzeit in einem vernünftigen Rahmen organisiert ist. Insbesondere die bürgerfreundlichen Öffnungszeiten, die Gestaltung des Bürgerbüros mit der Infoinsel und den Glastüren wurde lobend hervorgehoben“, bilanzierte Heß. Die Anzahl der städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bewegt sich laut Gutachten in einer für Städte mit rd. 20.000 Einwohnern üblichen Größe. Die Qualifikation der Beschäftigten und Beamten sei gut, vor allem die diplomierten Fachkräfte werden aufgabenadäquat und qualifikationsgemäß eingesetzt, attestierte die Firma real-plan. Auch der Etat für Fortbildung und weitere Qualifizierungen des städtischen Personals sei im üblichen Rahmen, dürfe jedoch nicht weiter sinken. Auch liege die Frauenquote mit 58 % der Stellen deutlich über dem Durchschnitt, dies gelte auch für das Angebot an Teilzeitstellen bei der Stadtverwaltung. Heß: „Dieser Wert ist mit 36 % vergleichsweise hoch. Dies hat jedoch auch einen Hintergrund im Familienstadtprojekt, wo die Stadt bei der Flexibilisierung von Arbeitszeiten für Mütter mit gutem Beispiel vorangehen möchte.“

Der Krankenstand in der Verwaltung bewege sich im üblichen Rahmen, attestierten die Gutachter und sahen dazu keinen Handlungsbedarf. Untersucht wurden bei den Arbeitsabläufen auch Rückstände und Aufgabenüberhänge an den einzelnen Arbeitsplätzen. Auch dort ergaben sich keine Auffälligkeiten, so dass das beauftragte Büro real-plan der Verwaltung bescheinigte, dass weder eine Personalaufstockung noch ein Personalabbau notwendig sei. Einziges Manko, was die Arbeit der Stadtverwaltung betrifft, sei die bauliche und räumliche Unterbringung der Verwaltung, die laut real-plan in mehrfacher Hinsicht ungenügend und für eine effiziente Arbeit der Verwaltung hinderlich sei. „Die Stadtverwaltung befindet sich derzeit in drei Gebäuden, die im Innern über drei Treppenhäuser und zwei Fahrstühle vertikal erschlossen werden. Die Bediensteten und auch die Bürgerinnen und Bürger wissen um die Beeinträchtigungen, die sich aus dieser Gebäudestruktur ergeben. Ich bin jedoch froh, dass die Firma real-plan als untersuchendes Büro auf diesen Umstand nochmals explizit hingewiesen hat.“ erklärte Bürgermeister Rüdiger Heß. Die Gutachter von real-plan wiesen auch auf die Höhenversprünge der Geschosse in den einzelnen Gebäuden hin. Die Orientierung für Besucher sei extrem schwierig. Zusammengehörige Verwaltungsbereiche seien fragmentiert. Nur zwei der drei Gebäude besäßen einen Personenaufzug. Eine durchgehende Barrierefreiheit sei nicht gegeben, insbesondere sei eine rationelle Logistik in Form von mechanischen Transporthilfen innerhalb des Stadthauses nicht möglich. Heß: „Hier sieht real-plan ganz klaren Verbesserungsbedarf.“ Positiv hervorgehoben wurden jedoch die Öffnungszeiten der Verwaltung: Mit 26 Stunden Öffnungszeit pro Woche für den Besucherverkehr im gesamten Stadthaus und 34 Stunden im Bürgerbüro, davon samstags zwei Stunden, seien die Öffnungszeiten genau richtig gewählt. Insbesondere im Bürgerbüro existiere ein Zeitschema, das auch Berufstätigen gerecht werde. Die Organisation des Bürgerbüros mit der vorgelagerten Info-Insel bezeichneten die Experten von real-plan als „sehr gelungen“. Auch der Aufbau der IT-Strategie der Stadt Frankenberg wurde in dem Gutachten positiv hervorgehoben. Die Stadt Frankenberg fährt im Rahmen der EDV bewusst zweigleisig: So wird zum einen überwiegend eine externe Datenhaltung mit auch externer Betreuung der Hard-, Soft- und Netware durch die ekom21 (ehemaliges Kommunales Gebietsrechenzentrum) gewährleistet. Gleichzeitig werden die Nutzer der IT vor Ort von einer eigenen Stelle im Stadthaus unterstützt. Diese Tandem-Lösung habe sich laut real-plan bewährt, Organisationsgespräche an den Arbeitsplätzen hätten dies bestätigt. Die Kosten für EDV pro Mitarbeiter und Monat seien vergleichsweise niedrig.

Weiterhin wurde der Sitzungsdienst mit dem webbasierten Ratsinformationssystem über SD-Net positiv hervorgehoben. Die gesamte Gremienarbeit werde im Stadthaus mit einem rechnerischen Anteil von 1,34 Stellen geleistet, dies sei sehr moderat für eine 20.000 Einwohner-Stadt. Grund für die jetzt schon effiziente Arbeit sei eine sehr gute Sitzungssoftware. Aber auch hier sieht die Firma real-plan künftige Kosteneinsparungspotenziale, wenn sich alle Mitglieder der städtischen Gremien für die Software-Lösung entscheiden würden. Dadurch könne nicht nur Papier, sondern insbesondere auch Druck-, Sortier-, Montage-, Transport- und Verteilzeit eingespart werden. „In interfraktionellen Informationsgesprächen wurde von real-plan auch die Bereitschaft der Mandatsträger zur Nutzung der Software abgefragt. Dabei haben sich eine deutliche Mehrheit der Stadtverordneten für die Nutzung der Software-Lösung und den Verzicht auf Papiervorlagen ausgesprochen“, erläuterte Heß und hob hervor: „Der Magistrat als Gremium arbeitet schon seit mehr als zwei Jahren komplett papierlos.“

 

Bürgermeister Rüdiger Heß wertete das Ergebnis der Organisationsuntersuchung als sehr positiv für die Stadtverwaltung. In seinen Augen gelte es nun, den hohen Dienstleistungsstandard fortzusetzen und weitere Optimierungspotenziale zu schöpfen. Dazu gehöre insbesondere auch eine optimierte gebäudetechnische Ausstattung. Heß: „Wir wissen ja nicht erst seit der aktuellen Organisationsuntersuchung, dass die Stadtverwaltung in den drei Gebäuden am Obermarkt nicht ausreichend gut untergebracht ist. Weiterer Aspekt ist auch der energetische Zustand der drei Gebäude aus den 1960er-Jahren. So wird für die Zukunft zu prüfen sein, ob eine Verlagerung der Verwaltung in ein modernes Verwaltungsgebäude, das auch energetischen Vorgaben entspricht, unter dem Strich auf lange Sicht nicht günstiger wäre als der Erhalt und die Sanierung des dreiteiligen Stadthauses am Obermarkt.“

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